TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

SEMESTER ANTARA 2019

Nama: Muhamad Ilham Dahlan (15310036)

Aloha Products

Kasus

Aloha Products adalah perusahaan yang menjual kopi dengan merek sendiri di negara-negara bagian sebelah Barat Tengah dan Atlantik Tengah. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1910 dan berpusat di Columbus, Ohio, Saham perusahaan dipegang oleh keluarga sendiri. Presiden dan sekertaris bendahara merupakan bagian dari keluarga.

Kopi mentah yang menjadi bahan baku dalam proses produksi Aloha Products disebut “kopi hijau”. Kopi biasanya tumbuh di daerah tropis. Kopi dapat dipanen di seluruh dunia hampir tiap bulan dalam setahunnya.

Terdapat dua kategori pembeli, yaitu: pemanggang (roasters) dan makelar (broker). Pemanggang terdiri dari perusahaan-perusahaan pemroses makanan. Philip Morris, P&G, dan Nestle merupakan contoh perusahaan yang membeli persediaan kopi langsung dari penanamnya. Hal tersebut karena mereka memiliki dukungan finansial yang memungkinkan untuk dapat membeli langsung pada penanam kopi. Sedangkan untuk Aloha Product bahan baku yang berupa kopi hijau ini diperoleh dari broker atau perusahaan dagang.

Bisnis kopi merupakan bisnis relasi. Untuk menjaga pasokan kopi yang stabil, maka penting untuk mengembangkan hubungan yang kuat dengan para petani penanam. Hubungan yang kuat dapat memberi dua manfaat: informasi tentang pasar kopi dan tentang jalur distribusi kopi.

Nestle merupakan perusahaan kopi terbesar di dunia. Di Amerika, produsen kopi terbesar adalah Philip Morris dan P&G. Mereka bersaing melalui periklanan yang kuat dan penentuan harga agresif.

Aloha Product memiliki tiga pabrik pemanggangan di wilayah Barat Tengah (Midwest), dan tiap pabrik bertanggungjawab atas keuntungan dan kerugian masing-masing. Besarnya bonus yang diterima oleh manajer pabrik dihitung dari persentase dari laba kotor yang dihasilkan pabriknya. Kebijakan penjualan dilakukan secara terpusat. Setiap awal bulan, kantor pusat akan memberikan jadwal produksi untuk bulan berjalan dan proyeksi jadwal untuk bulan ke depannya kepada manajer pabrik. Setiap pabrik memiliki bagian pembukuan yang mencatat semua biaya produksi dan  mempersiapkan gaji karyawan. Sedangkan yang bertanggung jawab mengatur tagihan, kredit, dan pungutan serta menyiapkan laporan keuangan perusahaan adalah kantor pusat.

Manajer pabrik tidak memiliki kontrol atas pembelian biji kopi hijau. Pembelian biji kopi hijau ini diatur oleh sebuah unit pembelian khusus yang terletak di New York. Grup ini dapat mengadakan kontak dengan broker kopi secara konstan.

Untuk beberapa tahun lalu, manajer pabrik tidak merasa puas dengan ukuran kinerja yang didasarkan pada pendapatan kotor. Keluhan yang terjadi tersebut dikarenakan mereka tidak memiliki kendali atas input dan tidak dapat mengendalikan volume, harga, atau campuran output. Oleh karena itu, presiden meminta pengawas mempelajari seluruh metode pelaporan hasil grup operasi, penjualan dan pemasaran, serta unit penjualan pabrik.

A.   Strategi

Perusahaan Aloha Products merupakan perusahaan yang berorientasi dibidang manufaktur. Perusahaan ini berfokus pada kuliner berupa kopi. Strategi yang diterapkan pada perusahaan ini adalah pengelolaan terhadap persediaan kopi hijau. Perusahaan membeli kopi hijau melalui broker, kopi hijau tersebut diolah atau dipanggang pada tiga pabrik yang dimiliki perusahaan berdasarkan permintaan pelanggan. Apabila terdapat sisa persediaan kopi hijau yang belum diolah, perusahaan memilih untuk menjual kembali persediaan kopi hijau.

Pembelian kopi hijau dilakukan di pasar kontrak dimuka. Dengan menggunakan anggaran penjualan, grup pembelian memasuki pasar kontrak di muka untuk biji kopi hijau. Kontrak di muka tersebut mensyaratkan pengiriman kopi hijau pada 3 sampai 12 bulan ke depan pada harga tersebut. Grup pembelian ini mempunyai hak opsi untuk pembelian pada pasar spot yaitu, pembelian untuk pengiriman yang secepatnya. Kebijakan yang biasa dibuat adalah membuat komitmen pembelian berdasarkan potensi permintaan maksimum pabrik dan menjual kelebihannya pada pasar spot.

Pertanyaan

1.       Evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products?

Berdasarkan uraian kasus yang telah dijelaskan, maka dapat diketahui bahwa Aloha Products menggunakan sistem pengendalian terpusat.

Pada departemen produksi, wakil presiden produksi bertanggung jawab mengatur pemanggangan, penggilingan, dan pengemasan kopi Aloha. Ada tiga pabrik pemanggang. Setiap pabrik bertanggung jawab atas keuntungan dan kerugian masing-masing. Manajer pabrik tidak memiliki wewenang dalam menentukan jumlah kopi yang diperlukan oleh pabrik untuk dicampur, dipanggang, dibungkus, dan diantarkan kepada konsumen. Selain itu, jadwal produksi untuk bulan berjalan dan proyeksi jadwal untuk bulan kedepannya telah ditentukan oleh kantor pusat setiap awal bulan.

Manajer pabrik juga tidak memiliki kendali atas pembelian biji kopi hijau (mentah). Untuk melakukan tugas ini terdapat sebuah unit pembelian khusus yang mengatur pembelian biji kopi hijau (mentah). Unit pembelian khusus ini memasuki pasar kontrak di muka untuk kopi hijau. Dari proses tersebut unit pembelian kopi hijau melakukan pembelian di muka atas kopi untuk pengiriman pada tanggal tertentu. Apabila terdapat kelebihan dari biji kopi hijau yang dibutuhkan oleh pabrik, maka kelebihan tersebut dapat dijual kembali pada pasar spot.

Pada departemen pembelian,  ada sebuah unit pembelian khusus yang bertanggung jawab mengatur pembelian atas biji kopi hijau (mentah) yang dibutuhkan oleh pabrik dalam proses produksi. Pengetahuan agen pembelian terhadap kondisi pasar adalah hal yang sangat penting. Agen pembelian tersebut harus dapat menilai tren pasar dengan baik sehingga dapat membuat perjanjian dengan tepat. Dengan menilai tren pasar, maka agen pembelian dapat memperkirakan kebutuhan biji kopi hijau (mentah).

Setelah mengetahui perkiraan kebutuhan akan biji kopi hijau agen pembelian dapat memasuki kontrak di muka untuk biji kopi hijau yang mensyaratkan pengiriman kopi hijau pada 3 sampai dua belas bulan ke depan dengan harga tertentu. Perusahaan memperlakukan kontrak secara individu. Ketika kopi hijau dikirim ke pabrik, sebuah biaya dikenakan untuk mewakili biaya yang ada di kontrak yang meliputi biaya pengiriman tersebut. Sehingga nilai masing-masing persediaan akan berbeda-beda tergantung dari pengirimannya. Biaya operasional untuk unit pembelian dikenakan langsung ke kantor pusat. Biaya ini dimasukkan sebagai elemen dalam akun overhead umum korporat.

Pada departemen pemasaran (penjualan), wakil presiden penjualan Aloha Product dan dua asistennya mengatur kebijakan penjualan secara terpusat. Presiden dan wakil presiden penjualan bertanggungjawab atas periklanan dan promosi. Dengan menggunakan anggaran penjualan, grup pembelian memasuki pasar kontrak di muka untuk biji kopi hijau.

2.        Pertimbangkan strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem kontrol dari ketiga departemen tersebut?

Pada departemen produksi, setiap pabrik bertanggung jawab atas keuntungan dan kerugian masing-masing. Hal tersebut berarti departemen produksi telah menjadi pusat laba karena ukuran kinerjanya dinilai dari keuntungan atau kerugian yang terjadi. Namun manajer pabrik tidak memiliki wewenang untuk mengatur pembelian atas biji kopi hijau (mentah) yang menjadi bahan baku dalam proses produksi. Untuk itu kami merekomendasikan bahwa biaya kontrak untuk kopi hijau tidak dimasukkan ke dalam perhitungan laba kotor yang akan digunakan untuk menilai kinerja manajer pabrik. Hal ini disebabkan manajer pabrik tidak memiliki kendali atas biaya tersebut.

Tidak akan adil apabila seterusnya manajer pabrik dinilai dari laba kotor yang telah dikurangkan dengan biaya kontrak kopi hijau. Dalam hal ini yang berwenang atas biaya tersebut ada dalam departemen pembelian bukan pada departemen produksi. Sehingga tidak seharusnya hal yang bukan wewenang mereka digunakan untuk menilai kinerja manajer pabrik tersebut.

Untuk perhitungan laba kotor dalam penilaian kinerja manajer pabrik sebaiknya biaya yang dapat dikurangkan dari penjualan adalah biaya pemanggangan, biaya penggilingan, dan biaya pengemasan kopi Aloha. Hal tersebut dikarenakan manajer pabrik memiliki kendali atas biaya-biaya tersebut. Wakil presiden produksi memang berwenang mengatur pemanggangan, penggilingan, dan pengemasan kopi Aloha.

Pada departemen pembelian, biaya operasional untuk unit pembelian ini dibebankan langsung ke kantor pusat. Biaya tersebut dimasukkan ke dalam akun overhead umum korporat. Sebaiknya biaya operasional ini dimasukkan ke dalam departemen pembelian itu sendiri tidak harus dibebankan langsung ke kantor pusat.

Pada departemen pemasaran (penjualan), departemen ini hanya berpusat pada tanggung jawab atas periklanan dan promosi. Seharusnya ada pengukuran kinerja yang jelas untuk departemen pemasaran ini. departemen pemasaran seharusnya membuat perkiraan penjualan yang mungkin akan terjadi ke depannya. Selain itu, penjualan kelebihan pembelian biji kopi hijau pada pasar spot tidak selalu menguntungkan. Tidak adil bagi departemen pemasaran apabila nantinya kerugian yang bisa saja terjadi akibat penjualan kelebihan tersebut berdampak pada penilaian kinerja departemennya. Dalam departemen penjualan apabila perbandingan antara penjualan aktual dan perkiraan penjualan akan membantu dalam penilaian kinerja departemen tersebut.

Untuk menilai kinerja ketiga departemen tersebut kami merekomendasikan pengukuran kinerja menggunakan EVA. Dengan menggunakan EVA maka kinerja akan diukur berdasarkan ukuran keseluruhan bagi perusahaan. EVA dapat menyelesaikan masalah yang ditimbulkan dari perbedaan potensi laba. Dengan menggunakan EVA perusahaan harus mendapatkan pengembalian atas modal yang diinvestasikan lebih besar dari biaya modalnya.

Daftar Pustaka

·         Anthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. 2012. Management Control System:  Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta : Salemba Empat

·         Van Horne, James. 2010. Fundamentals of Financial Management: Prinsip-Prinsip Manajemen Keuangan. Jakarta : Salemba Empat

·         Mulyadi. 2007. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Jakarta : Salemba Empat