MANAJEMEN PROYEK

A. Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.

Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

B. Ruang lingkup proyek, diantaranya meliputi:

• Menentukan waktu dimulai proyek .
• Perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
• Pendefinisian dari ruang lingkup proyek.
• Verifikasi proyek dan kontrol atas perubahan yang mungkin saja terjadi ketika proyek tersebut dimulai.

C. Inilah 3 garis besar untuk berlangsungnya suatu proyek

Terdapat 3 (tiga) garis besar untuk menciptakan berlangsungnya suatu proyek, diantaranya meliputi:

1. Perencanaan

Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu perencanaan yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan menyiapkan administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya maupun keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek (Seperti: waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan,keselamatan kerja, sumber daya, resiko dan sistem informasi).

2. Penjadwalan

Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material), durasi dan juga progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada di jalur yang diharapkan.

3. Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

D. Contoh manajemen proyek

Contoh proyek yang ada dilingkungan sekitar kita, misalnya seperti di bawah ini:

• Proyek konstruksi yaitu hasilnya seperti pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya.
• Proyek penelitian dan pembangunan yaitu melakukan suatu penelitian dan pengembangan, sampai terciptanya suatu produk tertentu dengan maksud dan tujuan untuk memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas suatu produk, layanan dan lain sebagainya.
• Proyek industri manufaktur yaitu kegiatannya mulai dari merancang sampai terciptanya suatu produk yang baru.
• Proyek padat modal yaitu suatu proyek yang membutuhkan modal yang besar. Seperti misalnya pembebasan tanah yang luas, pembelian barang maupun pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dan sebagainya.

Pengertian Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) adalah; teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total.

Critical path sebuah proyek adalah; deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan.

Critical path adalah; jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan jalur kritis ini:

• Tertundanya pekerjaan di jalur kritis akan menunda penyelesaian jalur proyek ini secara keseluruhan.
• Penyelesaian proyek secara keseluruhan dapat dipercepat dengan mempercepat penyelesaian pekerajaan – pekerjaan di jalur kritis.
• Slack pekerjaan jalur kritis sama dengan 0 (nol). Hal ini memungkinkan relokasi sumber daya dari pekerjaan non kritis ke pekerjaan kritis.

Istilah Dalam CPM

• E (earliest event occurence time ): Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa.
• L (Latest event occurence time): Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
• ES (earliest activity start time): Waktu Mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
• EF (earliest activity finish time): Waktu Selesai paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya.
• LS (latest activity start time): Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek.

3 Asumsi Dasar dalam menghitung critical path method:

• Proyek hanya memiliki satu initial event (start) dan satu terminal event (finish).
• Saat tercepat terjadinya initial event adalah hari ke-nol.
• Saat paling lambat terjadinya terminal event adalah LS = ES

Teknik Menghitung critical path method:

1. Hitungan Maju (Forward Pass)

Dimulai dari Start (initial event) menuju Finish (terminal event) untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan (ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E).

Aturan Hitungan Maju (Forward Pass)

• Kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya (predecessor) telah selesai.
• Waktu selesai paling awal suatu kegiatan sama dengan waktu mulai paling awal, ditambah dengan kurun waktu kegiatan yang mendahuluinya.
• EF(i-j) = ES(i-j) + t (i-j)
• Bila suatu kegiatan memiliki dua atau lebih kegiatan-kegiatan terdahulu yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu.

2. Hitungan Mundur (Backward Pass)

Dimulai dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).

Aturan Hitungan Mundur (Backward Pass)

• Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan sama dengan waktu selesai paling akhir dikurangi kurun waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan. LS(i-j) = LF(i-j) – t
• Apabila suatu kegiatan terpecah menjadi 2 kegiatan atau lebih, maka waktu paling akhir (LF) kegiatan tersebut sama dengan waktu mulai paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang terkecil.

Apabila kedua perhitungan tersebut telah selesai maka dapat diperoleh nilai Slack atau Float yang merupakan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja.

Contoh Perhitungan Critical Path Method:

Jaringan Kerjanya :

Forward Pass:

Backward Pass:

Penentuan Jalur:

Selisih Forward Dan Backward Pass:

Jadi dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan:

• Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang memiliki selisih nol (0) yaitu: A, F, I, J

• Jalur Kritis adalah jalur yang melalui kegiatan yang memiliki selisih 0: 1–6–11–14–15

• Demikian materi tentang critical path method dalam manajemen waktu proyek perangkat lunak.

Program Evalution and Review Technique (PERT) 

Latar Belakang PERT

Pengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasiaan yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang berkaitan. Untuk itu telah dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas pengguna network (jaringan) dan teknik-teknik network.

Prosedur yang paling utama dari teknik penjadwalan proyek ini dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method), yang diantara keduanya terdapat perbedaan penting. Namun kecenderungan pada dewasa ini adalah menggabungkan kedua pendekatan tersebut menjadi apa yang biasa dikenal dengan PERT-type system.

Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap :

• Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksidan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.
• Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.
• Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap kegiatan.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen proyek, dimana penjadwalan ini memperlihatkan waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, milestone, termasuk Gantt Chart, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.

Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antar aktivitas dan bagaiman satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt Chart. Untuk itu dikembangkan teknik baru yang bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai jaringan kerja atau Network.

Pengertian PERT

• PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek (Setianingrum, 2011).
• PERT juga merupakan suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati, 2010).

Karakteristik PERT

Proyek yang kompleks menggunakan metode PERT (Program Evaluation Review
Technical), maka akan diketahui :

• Kapan proyek selesai
• Bagaimana urut-urutan pekerjaan, kapan mulainya dan kapan selesainya
• Pekerjaan mana yang paling lama
• Pekerjaan mana yang tertunda
• Pekerjaan mana yang dapat perhatian khusus

Perkiraan Waktu

Untuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu (Soeharto,
2002):

• Waktu Optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagi penyelesaian aktivitas.
• Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas tertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan), dan
• Waktu Pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatu kegiatan.

PERT “menimbang” ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktu kegiatan
yang diharapkan (expected time) dengan rumusan :

(Waktu Optimis + (4 x Waktu Perkiraan Paling Mungkin) + Waktu Pesimis )

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis
dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Bagan Jaringan

• Panah (arrow) yang diggunakan untuk mewakili suatu kegiatan
• Simpul atau (kode) digunakan untuk mewakili suatu kejadian
• Contoh

Keterangan:

• Kegiatan A dan B merupakan kegiatan Pendahuluan
• Kegiatan C dikerjakan setelah kegiatan A
• Kegiatan D dikerjakan setelah kegiatan B
• Kegiatan E dikerjakan setelah kegiatan C dan D

Aturan Diagram PERT

• Satu kegiatan hanya boleh diwakili satu anak panah

• Tidak ada 2 kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dan kepada kejadian yang sama.

• Untuk mengatasi masalah seperti di atas dibuat kegiatan dummy : (tidak ada)

Untuk menyakinkan hubungan urutan yang benar maka buat daftar pertanyaan :

• Kegiatan apa yang harus selesai terlebih dahulu sebelum kegiatan ini dilakukan ?
• Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan-kegiatan ini ?
• Kegiatan apa yang harus dikerjakan serentak ?

Contoh Diagram PERT

• Kegiatan A,B, C kegiatan bersama
• Kegiatan A mendahului kegiatan D
• Kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G
• Kegiatan C mendahului kegiatan G
• Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J
• Kegiatan F mendahului kegiatan I

Jalur kritis

• Jalur kritis adalah jalur yang menunjukkan kegiatan dari awal sampai dengan akhir kegiatan pada diagram jaringan
• Kegiatan kritis adalah kegiatan yang apabila ditunda akan mempengaruhi waktu penyelesaian proyek.
• Contoh

• Jalur A,D,H = 10 + 22 + 8 = 40
• Jalur A,D,J = 10 + 22 + 15 = 47
• Jalur B,E,H = 8 + 27 + 8 = 45
• Jalur B, E, J = 8 + 27 + 15 = 50 → Jalur kritis
• Jalur B,F,J = 8 + 27 + 20 = 35
• Jalur B,G,J = 8 + 15 + 15 = 35
• Jalur C,G,J = 12 + 15 + 15 = 42

Algoritma Untuk Jalur Kritis

Algoritma jalur kritis adalah untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan
menghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) untuk masing-masing
kegiatan dan waktu selesai terlama (latest finish time).

Slack

• Slack : menunjukkan waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa mempengaruhi total waktu penyelesaian dari seluruh proyek.
• Untuk menghitung besarnya slack masih diperlukan dua buah waktu lainnya yang berhubungan dengan masing-masing kegiatan, yaitu waktu mulai terlama (latest start time/LS) dan waktu selesai tercepat (earliest finish time/EF)

Kelebihan PERT

• PERT memiliki asumsi bahwa proyek yang akan dilaksanakan adalah baru,
• tidak ada contoh sebelumnya. Berdasarkan atas asumsi itu, maka orientasi dari metode PERT adalah mengoptimalkan waktu penyelesaian proyek dan belum menekankan soal minimisasi biaya. Oleh karena belum ada pengalaman sebelumnya, maka waktu penyelesaian pekerjaan tertentu yang ada dalam proyek bersifat probabilistik.
• PERT mencoba mengestimasi waktu aktivitas ini dengan formula. Bahkan, PERT juga mencoba mencari suatu ukuran tentang variabilitas waktu penyelesaian paling awal.
• PERT dapat bekerja dengan ketidakpastian melalui penggunaan waktu probabilitas (Ma’arif, Syamsul Mohammad dan Tanjung, Hendri, 2003). Bila waktu kegiatan individual acak, maka waktu proyek juga akan acak. Bila waktu kegiatan tidak pasti, lintasan kritis pun bersifat acak. Hanya saja, karena bekerja dengan ketidakpastian, maka lintasan kritis penyelesaian proyek pun menjadi tidak pasti. Inilah gambaran dari metode PERT, yaitu risiko ketidakpastian.
• Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan seperti menit, jam, hari, minggu atau bulan adalah unit umum yang biasa digunakan waktuuntuk penyelesaian suatu kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adala kemampuannya untuk menghadapi ketidakpastian di masa penyelesaian kegiatan.

Download pdf: PASI – Modul A – Teknik Penjadwalan (PERT)